|
Célközönség |
|
NIIF: Fehér Ede, Nagy Miklós |
|
Fogyatékosok kiszolgálása projekt : Közgyűjtemények (könyvtárak, múzeumok, levéltárak), tudományos-, oktatási intézmények, közigazgatási és minden egyéb közjellegű online tartalomszolgáltató. |
|
NIIF MT tagjai |
Jelen Projekt Alapító Okirat a Fogyatékosok kiszolgálása projektre vonatkozóan határozza meg
A projekt célja a VMEK olyan ir ányú továbbfejlesztése, amely a csökkentlátók, egyéb fogyatékosok számára a MEK felületet beállíthatóságát a szolgáltatott dokumentumok szintjén is lehetővé teszi.
A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók
A projekt sikerességét az alábbi mutatók határozzák meg:
A projekt terjedelmének meghatározása
A projekt terjedelmének meghatározásakor az alábbi definíciókat alkalmaztuk:
MEK akadálymentesített 2.0 szolgáltatás : A továbbfejlesztett akadálymentesített szolgáltatás alternatív színváltó, betűméret-váltó felületekkel, egyéb fogyatékosok (csökkentlátók, mozgáskoordinációs zavarokkal rendelkezők) számára fejlesztett kiegészítésekkel.
Rendszerterv : a fogyatékosok szempontjait figyelembevevő 2.0-s akadálymentesített szolgáltatás rendszerterve
A projekt terjedelmén kívül eső feladatok
Nem tartozik a Fogyatékosok kiszolgálása projekt terjedelmébe:
A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások
A kapcsolódó projektek, különösen:
A projekt a munka hatékony szervezése érdekében projektszakaszokra tagolódik. A feladatok részletes lebontását a Projektterv tartalmazza, amely a jelen Projekt Alapító Okirat mellékletét képezi.
A szakasz célja: a projekt sikeres működéséhez szükséges előfeltételek biztosítása.
A Projekt előkészítés szakasz során készül el a Projekt Alapító Okirat, amely az alábbiakat tartalmazza a projektre vonatkozóan:
Ebben a szakaszban történik meg a projektszervezet tagjainak megbízása és a projekt munkavégzési környezetének kialakítása.
A Projekt előkészítés a projektindító értekezlettel zárul. A projektindító értekezlet célja a projekt terjedelmének, céljainak, feladatainak, ütemezésének, működésének megismertetése a projektbe delegált NIIF-es és külsős munkatársakkal, illetve hatékony munkakapcsolat kiépítése a résztvevők között.
A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.
A szakasz célja a MEK akadálymentes 2.0-s szolgáltatásának sikeres elindítása a szükséges programfejlesztés után, beleértve a teszteléseket.
A bevezetési szakasz egymástól jól elkülöníthető, párhuzamosan végezhető tevékenységi területekre bontható.
A tevékenység célja: a Rendszerterv alapján a szükséges felülettervezés kialakítása, majd annak alapján a programozás elvégzése. A tesztelési szakasz eredményei alapján szükség esetén módosítani kell a programozást, kivitelezést.
A tevékenység célja a Vakok Szövetségének hangoskönyveinek, hangzó dokumentumainak digitalizálása és a MEK-en keresztüli alkalmas szolgáltatási formára hozása.
A szakasz célja: a rendszer üzembe helyezése és éles üzemeltetéssel azonos módon történő működtetése a szolgáltatás hivatalos elindítása előtti időszakban.
A szakasz során a projekt eredményeként kialakított üzemeltetési szervezet a meghatározott folyamat ok szerint működteti a rendszer valamennyi elemét. A próbaüzem során a tapasztalt hibajelenségek regisztrálásra kerülnek, és kijavításukra intézkedés történik. A szakasz lezárásaként a próbaüzem tapasztalatai alapján kiértékelési jegyzőkönyv készül, amely alapján az NIIF dönt a szolgáltatás elindításáról.
A szakasz célja: a projekt hivatalos lezárása.
A szakasz során átadásra kerülnek a projekt végtermékei, a projekt vezetősége és a felügyeleti szervek értékelik a projekt működését és e redményeit, valamint ebben a szakaszban kell meghatározni a MEK akadálymentes 2.-0-ás szolgáltatásának elindításához és üzemeltetéséhez esetlegesen szükséges további feladatokat.
5. Projekt szervezeti felépítése és
működése
A projekt sikeres megvalósítása é rdekében az NIIF Iroda és a közreműködő külsős szakemberek projektszervezetet hoznak létre, amelynek működtetése mindkét fél feladata és felelőssége az alábbiakban részletezett rend szerint.
A projektszervezet főbb elemei és résztvevői a következők:
A Fogyatékosok kiszolgálása projektet a Projekt Igazgatóság és az NIIF Iroda Projekt Koordináció felügyeletével és irá nyításával a Projektvezetés keretében menedzseli a projektvezető.
Projektvezető: Moldován István
Projektvezető-helyettes: Drótos László
A projekt munkacsoportok szerepe
A projekt fela datait a munkacsoportok végzik, a leszállítandókat szintén a munkacsoportok állítják elő a projektvezetés irányításával.
A projekten belül az alábbi munkacsoportok működnek:
Akadálymentesítő Munkacsoport
Hangzó dokumentumok Munkacsoport
A munkaszakasz leszállítandói:
Részletes projektterv , amely a PAO mellékleteként tartalmazza a projekt részletes feladatait, időpontját, időtartamát és felelősét.
Projekt Alapító Okirat , amely tartalmazza a projekt célját, működési elveit, alkalmazott módszertanait, a projekt véglegesített terjedelmét, a projekt által megvalósítandó feladatokat, a projektszervezetet, a felelősségi és feladatköröket, döntési mechanizmus, a projekt működési rendjét, a projekttervet, minőségbiztosítást és kockázatkezelési tervet, kommunikációs tervet.
A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.
A munkaszakasz leszállítandói:
Rendszerterv
A szolgál tatásra kerülő hangzó dokumentumok listája.
Próbaüzem
Tesztelési jegyzőkönyv, amely tartalmazza a próbaüzem során felmerült hibajelenségeket (szervezeti, működési, műszaki), a kijavításukra tett intézkedéseket, ezen intézkedések eredményeit, valamint egy összegző értékelést a próbaüzem tapasztalatairól.
Projektzárás
Projekt értékelő dokumentum , amely tartalmazza a projekt tevékenységeinek és eredményeinek összefoglalását, a projekt értékelését, valamint a további feladatok meghatározását.
A projekt átfogó részfeladatait és ütemtervét (projektterv) a x. számú melléklet tartalmazza.
|
ID |
Projekt szakaszai |
Mérföldkő |
Elérni kívánt eredmények |
Határidő |
|
M1 |
Projekt előkészítés |
Projektindító értekezlet |
A projekt indításához szükséges dokumentáció elkészítése |
2004.04.15. |
|
M2 |
Tervezési szakasz |
Rendszerterv elkészítése |
A rendszer tervének elkészítése |
2004.05.25. |
|
M3 |
Megvalósítási szakasz |
A VMEK 2.0 továbbfejlesztett változatának kivitelezése |
A továbbfejlesztett, általános célú felület elkészítése. |
2004.06.20. |
|
M4 |
Tesztelési szakasz |
Értékelési jegyzőkönyv |
Az elkészült rendszer tesztelése és a hibák javítása |
2004.06.28. |
|
M5 |
Projektzárás |
Projektzáró értekezlet |
Az eredmények összegzése, a további teendők meghatározása. |
2004.06.30. |
8. A kockázatkezelési stratégia
Kockázat alatt azoknak a negatív hatásoknak az összességét értjük, amelyek jelentősen befolyásolhatják a projekt sikerét.
A kockázati tényezők közül fontosságát tekintve kiemelhetők az alábbi kockázatok:
A kockázati tényezők felsorolása nem lehet lezárt és nem lehet teljes. A kockázat definíciójából egyértelműen következő és/vagy azonosított kockázatokon túl a projekt megvalósítása során felmerülő egyéb kockázatok felismerése érdekében szükséges a projektben szereplő valamennyi résztvevő folyamatos aktív figyelme a hatáskörében jelentkező, a munkacsoportra vonatkozó tevékenységi kör sikerét veszélyeztető hatások iránt.
Ebből kifolyólag a Projekt Alapító Okirat a projekt indulásakor felmerülő kockázatokat mutatja be az 1. sz. mellékletben.
A kockázatkezelési eljárás célja
A kockázatkezelési eljárás célja a kockázatok feltárása (a projekten, illetve a munkacsoporton belül); ez ek jelzése, azonosítása, az elkerülésükre és megoldásukra szóló javaslatok kidolgozása avégett, hogy ez elősegítse a projekteredmények létrehozását a meghatározott idő- és költségkereteken belül. A kockázatkezelés sikere érdekében a kockázatmérséklő intéz k edéseket az elvárható legrövidebb időn belül meg kell tenni.
A kockázatok csökkentése érdekében a munkacsoportoknak és a projektvezetésnek az alábbi esetekben kell kockázatértékelést végezniük:
Amennyiben a kockázatértékelés eredményeképpen új közvetett kockázati elem jelenik meg,
A kockázatkezelési eljárás folyamata:
|
A kockázatkezelés eljárás lépései |
Felelős |
Intézkedés |
|
A kockázat számbavétele, felismerése |
a projekt valamennyi résztvevője |
munkacsoport vezető tájékoztatása "kockázatkezelési" formalap megnyitásával |
|
A kockázat leírása |
formalap kitöltő |
"kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatainak kitöltése |
|
A kockázat-csökkentési jav aslat kidolgozása, szükség szerint konzultáció külső szakértő bevonásával |
formalap kitöltő, munkacsoport vezető |
"kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatainak kitöltése a kockázatcsökkentő javaslat kidolgozásával egyetemben |
|
Kockázat-csökkentés ráfordításainak becslése |
Munkacsoport vezető |
"kockázatkezelési" formalap megfelelő rovatának kitöltésével |
|
A teljesen kitöltött formalap és mellékletei azonnali elküldése a projektvezetőknek |
Munkacsoport vezető |
a projektvezetők saját hatáskörben döntenek a kockázat további kezeléséről, a PIÉ-re történő előterjesztéséről |
|
Döntés |
PIÉ szükség esetén PI |
PIÉ utasítja a munkacsoportok vezetőit a kockázat csökkentési javaslat végrehajtására |
|
Kockázatcsökkentési intézkedések végrehajtása |
PIÉ, PI által megjelölt személyek |
Végrehajtás |
|
Végrehajtás eredményeinek ellenőrzése |
Projektvezető, esetleg minőségbiztosítási felelős |
terven felül elrendelt szemle vagy teszt megtartása |
Ennek a fejezetnek a célja azon a változáske zeléssel kapcsolatos kommunikáció bemutatása, amelyet a projekt során követni fogunk. A fejezetben ismertetett eljárások a változáskezelés mellett egyben a minőségbiztosítás eszközei is.
A változáskezelés a projekt keretein belül az alábbiakra fog koncentrálni:
A változáskezelés felelősei a projektszervezetben
A változáskezelésben résztvevő szereplők szerepének és felelősségének pontos leírása a projekt szervezet bemutatásánál található.
A főbb változások jóváhagyása és dokumentálása formalizált keretek között történik meg, a döntést meghozók körét és az alátámasztó dokumentációkat tartalmazza a következő táblázat:
|
Változás |
Jóváhagyás |
Dokumentáció |
|
Projekt határidő |
NIIF Iroda Igazgató |
Jegyzők önyv |
|
Mérföldkő határidő |
NIIF Iroda projekt koordinációs igh. |
Jegyzőkönyv |
|
Feladat határidő |
Projektvezető |
Státusz jelentés, Projektterv |
|
Költségvetés |
NIIF Iroda Igazgató |
Projekt költségvetés |
|
Erőforrás szükséglet |
Projektvezető |
Erőforrásterv |
A hatékony kommunikáció a kitűzött cél elérésének alapvető eszköze és feltétele, ami elsősorban a projektmunkatársak folyamatos és őszinte, illetve az érintettek megfelelő időben történő informálása. Ezért létre kell hozni egy jól működő kommunikációs rendet, amely biztosítja az egyértelmű és konzisztens kommunikációt.
A Fogyatékosok kiszolgálása projekt számos résztvevőre van hatással, így kizárólag folyamatos kommunikáció révén érhető el, hogy
A kommunikációs terv a projekt és az általa érintett célközönség közötti kommunikációt határozza meg. A célközönsége az alábbiak szerint tevődik össze:
Projekten belüli csoportok
Projekten kívüli csoportok
A kommunikációs terv, illetve az azt ábrázoló mátrix a kommunikáció által megcélzott célközönségre lebontva az alábbi elemeket tartalmazza:
Projekten belüli csoportok kommunikációs terve
Projekten kívüli csoportok kommunikációs terve
A kommunikációs tervben nem meghatározott tájékoztatási igény felmerülése esetén a kommunikációt előzetesen az egyik projektvezetővel kell egyeztetni és jóváhagyatni. A projektvezető feladata az NIIF Iroda Projekt Koordináció esetleges bevonása.
Valamennyi egyéb, nem a kommunikációs tervnek megfelelő kommunikáció nem minősül a projekt hivatalos állásfoglalásnak. Az így adott tájék oztatás az információszolgáltató magánvéleményét tükrözi.
A dokumentálás célja a
A projekt során a http://www.pm.niif.hu/doc/sblon webcímen elérhető sablonok alapján keletkezett dokumentumok nyilvántartását a projektvezető minden projekttag által elérhető módon készíti el.
10. Minőségbiztosítási stratégia
A projekt minőségbiztosítása kétszintű:
A külső minőségellenőrzést végző szervezet/személy kijelölése az NIIF Iroda feladata, erről a projektvezetőket értesíteni fogja.
A belső minőségbiztosítás munk atársai:
|
Funkció |
Megbízott |
|
Minőségbiztosító - szervezet/folyamatok |
Moldován István |
|
Minőségbiztosító - technológia |
Vitéz Gáborné |
Projekt
folyamatok minőségbiztosítása
A projekt folyamatának minőségellenőrzése a projekt folyamatával, eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamosan történik, annak érdekében, hogy időben feltárja a projekten b elüli esetleges konfliktushordozó területeket, kockázatokat, és megoldási javaslatokat tegyen ezek hatékony kezelésére.
A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata
Hogy elősegítse a projekt hatékony és terv szerinti működését, és ennek érdekében célja és feladata:
A minőségbiztosítási jelentéseket a mérföldkövekhez kapcsolódóan az NIIF Iroda által kijelölt minőségbiztosító készíti el a projekt számára, melyek a projekt működésére vonatkozó megállapítások mellett tartalmazzák az elkészült termékekhez kapcsolódó ellenőrzések tapasztalatait is.
Projekt
termékek minőségbiztosítása
A termék minőségbiztosítás célja
A termék minőségbiztosítás célja, hogy elősegítse a projekt termékek (a rendszertervek, a működő rendszer és a dokumentációk) elkészítésének szakszerűségét és ezáltal is biztosítsa, hogy ez a végtermékbe beépült, illetve az kielégíti az előre meghatározott termék definíciókat és minőségi kritér iumokat.
A termékek belső minőségbiztosítása
Az elkészült termék minőségéért mind a munkát kiadó, mind a munkát végző személy felelős. A munkát kiadó személy a feladata a munka befejeztével a végtermék ellenőrzése, szükség esetén annak módosít(tat)ása.
A t ermékek belső minőségellenőrzése során a feladat delegálójának kell a minőséget ellenőriznie. Nem megfelelő termék esetén vissza kell adnia módosításra.
A termék minőségbiztosítás módja
A dokumentum jellegű termékek (különböző szintű tervek, oktatási anyagok, felhasználói dokumentációk, stb.) ellenőrzése tartalmi és formai szempontokra irányul. A kétkörös ellenőrzést (belső és független) követően és az "Átadás átvételt" megelőzően sor kerül a hibák korrekciójára, akár több ciklusban.
A beállított rendszert a (kulcs)felhasználók és a projekt team tagjai tesztelik a tesztelési tervek alapján, ill. elvégzik a szükséges javításokat. A tesztek fő szempontja funkcionális és technikai ellenőrzés.
Amint egy dokumentum típusú termék elkészült, az elkészültéért felelős projekt résztvevő hálózaton (amenny i ben ez lehetséges) vagy nyomtatott formában eljuttatja a véleményező - aki lehet a projektvezető, és/vagy az őt támogató szakmai irányító, illetve az adott terület szakértője, valamint a projekt független minőségügyi szakembere - részére, aki az elkészült terméket áttanulmányozza, és a termékkel kapcsolatos véleményét eljuttatja a termék készítőinek. Célszerű a terméket véleményezőnek és a terméket készítőnek szóban is egyeztetni az elkészített termékről, amely lehet p rezentáció formájában csoportos, vagy egyéni.
Az informatikai termékek (pl. interfész program, produktív rendszer) tesztelésének eredményéről, a hibajavításról jegyzőkönyv készül, melyet a minőségbiztosító ellenőriz.
Amennyiben az átvétel során a termék min ősége megfelel az elvárásoknak, úgy az átvevő a "Teljesítési jegyzőkönyvben" ismeri el a teljesítés és a termék átvételének tényét.
A projekt tervezett költségeit tartalmazza a következő táblázat, amelynek egyes soraiban szereplő tételek részletes kibontását az alfejezetek tartalmazzák:
12. A projekt kockázatai az
induláskor
A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya
A Projekt Működési rendje meghatározásának (továbbiakban működési rend) célja, hogy az NIIF Iroda által indított XXX projekttel kapcsolatban meghatározza a projekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a projektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye.
A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" formájában rögzíti a projekt sikeres megvalósításához szükséges alapvető információkat. Ennek keretében a dok u mentum tartalmazza a projekt szervezeti és működési szabályait, a kommunikációhoz szükséges személyi és elérési információkat, valamint a fontosabb munkadok umentumok mintáit.
Fő fejezetei a következők:
A működési rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása
A projekt működési rend betartása egyaránt vonatkozik a projekt belső és külső résztvevőire, és a projekt teljes időtartamára.
A működési rendet a XXX projekt hozza létre, és a projektvezetője gondoskodik karbantartásáról. A projekt körülményeiben felmerülhető változások következtében a működési rend egy "fejlődő" dokumentum. A működési rend újabb verziói egyértelműen megkülönböztethető verziószámmal rendelkeznek.
A projekt sikere érdekében a megfelelő kom munikáció folyamatos fenntartása elengedhetetlen.
A projekt széles funkcionális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fontos az alább felsorolt alapelvek minden projekttag általi elfogadása és betartása.
Az alapelvek minden projekttagra egységesen érvényesek.
A projektkommunikáció alapelvei
A projekt sikere nagymértékben függ a kommunikáció sikerességétől. Ezért nagyon fontos, hogy megfelelő kommunikáció kialakuljon és fennmaradjon.
A kommunikáció célja elsősorban az, hogy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie).
A hivatalos kommunikáció eszközei:
Minden más kommuniká ció, illetve annak részletei és eredménye a projekt szempontjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak.
A megbeszéléseken a legfontosabb alapelv a meghívottak
A személyes megbe szélések lehetőleg legyenek
A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősorban elektronikus úton kezdeményezi; ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefoglalását is.
A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét informálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő változtatásokról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal.
A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősorban a projekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsoport-szervező alkalmazásával (elektronikus úton) juttatja el.
A nem rendszeres, eseti (ad hoc) személyes megbeszélésnek is kell legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel.
A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét.
A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dokumentumban található formanyomtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitatott és eldöntött problémaköröket, valamint a meghozott döntéseket, a meghatározott feladatokat, a hozzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét.
A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapon belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősorban elektronikus úton) észrevételezésre eljuttatni, az észrevételezés határidejének meghatározásával (általában egy munkanap).
A résztvevők észrevételeiket írásban (elsősorban elektronikus úton), a jegyzőkönyvre hivatkozva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módon nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek.
A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldolgozza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül véglegesíti.
Feldolgozhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a projektvezetésnek, amely az ellentétet vagy feloldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevoná sával tisztázza.
A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldolgozhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül értesíti.
A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés során felmerült problémákat és feladatokat az érintett munkacsoport-vezetőhöz vagy projektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni.
Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazoltan vagy igazolatlanul hiányozna, az automatikusan a megbeszélés elha lasztását jelenti.
A megbeszéléseken a mobil telefon kikapcsolása kötelező.
Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet; a munkacsoport-vezető, ill. a projektvezető távozása esetén az ilyen eset automatikusan az illető visszatértéi g tartó szünetet jelent.
A megbeszélések résztvevői csak indokolt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kompetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsoport-vezetők esete, akik a csoportot közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken.
A telefonon történő megbeszélések
A telefonon történő megbeszélések elsősorban egyeztetésre szolgálnak, másodsorban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésé re.
Ezért a telefonon történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefonon történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére
Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. konferencia) telefon-megbeszélésre is.
Az írásbeli levelezés történhet
Elektronikus posta (e-mail)
Minden projekt tag önálló, személyéhez hozzárendelt levelezési címet fog használni. Annak érdekében, hogy a várhatóan nagyszámú elektronikus levelezés (továbbiakban üzenet) feldolgozása, azonosítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása:
Az üzenet szerkezete a következő
Levelezési listák
A levelezés hatékonyságának növelésére levelezési listák szolgálnak, amelyek a levelezés archiválását és gyors visszakeresését is támogatják. A létrehozandó levelezési listák:
Levelek
A levél alaki és tartalmi összetevői azonosak a hivatali és irodai gyakorlatban alkalmazottakkal.
Fő jellemzője, hogy elsősorban papíron létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a másolat az iktatás után a küldőnél található, ahonnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamásolat készíthető.
Telefax üzenetek
Lényegében azonos szabályok vonatkoznak rá, mint a papír alapú levelezésre.
Külön hangsúly fektetendő a következőkre:
A projekten
belüli megbeszélések rendje
A projekten belüli kommunikáción a projekttagok egymás közötti kommunikációját értjük.
Jelen dokumentum csak a hivatalos kommunikációról rendelkezik. Az informális kommunikáció kialakításáért a projekt- és a munkacsoport-vezetők a felelősek.
A projekten belüli rendszeres megbeszélések a következők:
Projekt teljes létszámú megbeszélés
A PIÉ szokásos forgatókönyve
A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra.
Tájékoztató az egé sz projektet érintő eseményekről. Felelős: projektvezetők. Időtartam: max. 15. perc.
Minden munkacsoport beszámol az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a korábban megtartott státusz-megbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsoportonként. Felelősök: a munkacsoport-vezetők.
Azon problémák megbeszélése, amelyek az egész projektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hogy a probléma feldolgozottsága lehetővé tegye a gyors lezárást. Felelős: projektvezetők. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpontot kell kijelölni.
Bármely egyéb, az egész projektet érintő kérdés.
Munkacsoportszintű státusz megbeszélés
Amennyiben bár milyen más jellegű rendszeres megbeszélésre igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után kell azt bevezetni.
A projekten
kívüli és vezetői megbeszélések rendje
A projekten kívüli és vezetői rendszeres, illetve eseti megbeszélések a következők:
EgyébA projekten belüli kommunikációhoz hasonlóan, amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre vagy kommunikációs formára igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után azt be kell vezetni.
A továbbiakban a projekt ügyrendje szempontjából alapfontosságú fogalmak értelmezése szerepel, az egységes használat érdekében.
Termékek: A projekt során leszállítandó, a szolgáltatások nyújtásához szükséges megoldások, így többek között…..
Szolgáltatások: A XY szolgáltatás, amelyet a felhasználó intézmények vesznek majd igénybe, s amelynek kialakítása a projekt feladata. A XY szolgáltatás tartalma…
Projekt-dokumentumok: A projektvezetés adminisztratív, a projekt-folyamatot támogató dokumentumai, amelyek els ősorban a résztvevők közti kommunikációt segítik elő azáltal, hogy
Ilyen dokumentumok pl. a rendszeres jelentések, az értekezletek emlékeztetői stb.
A projekt a saját működési rendje szerint működő szervezet. Külön szervezeti struktúrája, jelentési- és döntéshozatali rendje és fórumai vannak.
A projektszervezetben alapvető döntési séma a konszenzus és fölterjesztés, melyet részletesebben a következő fejezet tartalmaz.
Döntéshozatali rend
Az egyes szereplők a Projektszervezet fejezetben meghatározott feladatok és felelősségek szerint dö ntenek.
Amennyiben a döntés feladata, joga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fogalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfogalmazott döntéssel kapcsolatban írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének.
Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet e lé három munkanapon belül.
Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapodni a szervezetük feladatai közé sorolt kérdésre vonatkozó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon b elül.
A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői konszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vonnak be a döntés támogatására.
Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indokolt esetben terjesztheti a következő szintű s zervezet elé.
Felterjesztési rend
A beszámolás rendje
A munkacsopor t- és a projektvezetők feladata a beszámolók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsoport státuszról és projekt státuszról.
A státuszjelentés rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpontja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztosítja az egyes szinteken a projekt előrehaladásának nyomon követhetőségét, a munka során felmerült problémák bizonylatolását.
A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatokat, problémákat, változtatásokat, megbeszélendőket, kockázatokat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsorát.
Jelentési rend
A projekt a hatókörén belüli kérdésekben saját maga végzi szabályozó és döntéshozatali tevékenységeit. Az NIIF Iroda szervezeti és működési struktúrájába a projekt hatókörén túlmutató döntési helyzeteknél kapcsolódik. Ezek lehetnek erőforrás-allokálási , stratégiai, vagy szakmai kérdések. Ilyenkor a projekt a vezetés elé terjeszti a döntési javaslatot.
A jelentések rendszere illeszkedik a projekt időszakra kialakított projekt szervezeti struktúrához:
A projekt
dokumentációs rendje
A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét n y omon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő.
A projekt adminisztráció a koordináció megoldása érdekében kiemelten fontos. A projekt során a dokumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a projektvezetők a felelősek.
A projektmunka során a projekt által előállított dokumentumokat azonos template-tel - formai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, projektszabványoknak megfelelő "dokumentum-arculat" elérése a Projekt Iroda vezetőjének, és a projektvezetők feladata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a következő adatot:
A dokumentum fejrészében az első oldalon az NIIF logója, a további oldalakon pedig a dokumentum címe.
Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra
.A fájlszerveren létrehozott könyvtárstruktúra tükrözi a projekt szakaszait, illetve a projekt szervezetének felépítését:
A
projekthelyszín és felszerelése
Miskolc és az OSZK
A projektben működő minden fél a kölcsönös elérhetőség érdekében a projekttervezési szakaszban a projektvezetőnél és az NIIF Irodában megtalálható a résztvevő munkatársak elérhetőségi adatai.
A projekt részletes tervét egy külön anyag tartalmazza. MS Project-ben, vagy hasonló eszközzel készített projektterv.
Részei minimálisan a projekttervnek: feladatok, feladatok közötti függőségek, mérföldkövek, feladatok kezdési és befejezési időpontjai, szükséges emberi erőforrások, egyes mérföldkö vekhez vagy feladatokhoz kapcsolódó leszállítandók.
Feladatok:
1. Projekt előkészítés
2. Rendszerterv elkészítése
3. Programok elkészítése
5. Tesztelés