2003.
|
Célközönség |
|
NIIF:Fehér Ede, Nagy Miklós |
|
Fogyatékosok kiszolgálása projekt : Közgyűjtemények (könyvtárak, múzeumok, levéltárak), tudományos-, oktatási intézmények, közigazgatási és minden egyéb közjellegű online tartalomszolgáltató. |
Tartalomjegyzék
1. Bevezetés12. A projekt kockázatai az induláskor
A jelen Projekt Alapító Okirat (továbbiakban: PAO) az NIIF Iroda XXX (továbbiakban: XXX) projektjére vonatkozó tartalmi, szervezeti és működési információkat tartalmazza. Az XXX projekt ...
Jelen Projekt Alapító Okirat a Fogyatékosok kiszolgálása projektre vonatkozóan határozza meg
A projekt célja: A stíluslapok alkalmazása magában rejti a lehetőséget a honlap testreszabhatóságának hatékony megvalósítására. E célból a honlap interaktivitásának fokát tovább kell növelni. Ennek fő eszközeként olyan beállítópanel beillesztésére kerül sor, mely lehetőséget biztosít a felhasználók számára a honlap megjelenésének saját igények szerinti átformálására. A beállítópanel lehetőséget ad a gyengénlátó felhasználó számára a honlapon használt előtér- és háttérszínek, a betűk méretének és a megjelenített betűkészletek kiválasztására egy előre definiált halmazból.
A projekt sikerességét meghatározó teljesítménymutatók
A projekt sikerességét az alábbi mutatók határozzák meg:
A projekt terjedelmének meghatározása
A projekt terjedelmének meghatározásakor az alábbi definíciókat alkalmaztuk:
MEK vakbarát 2.0 szolgáltatás : A továbbfejlesztett vakbarát szolgáltatás alternatív színváltó, betűméret-váltó felületekkel, egyéb fogyatékosok számára fejlesztett kiegészítésekkel.
Rendszerterv : a fogyatékosok szempontjait figyelembevevő 2.0-s vakbarát szolgáltatás rendszerterve
Ajánlás és segédlet közinformáció szolgáltatók számára online szolgáltatások kialakítása fogyatékos és hátrányos helyzetű felhasználók számára.
Web Content Accessibility Guidelines 1.0 magyar fordítása
A projekt terjedelmén kívül eső felada tok
Nem tartozik a Fogyatékosok kiszolgálása projekt terjedelmébe:
A projekt terjedelmével kapcsolatos egyéb megfontolások
A kapcsolódó projektek, különösen:
4. A projekt menete és szakaszai
A projekt a munka hatékony szervezése érdekében projektszakaszokra tagolódik. A feladatok részletes lebontását a Projektterv tartalmazza, amely a jelen Projekt Alapító Okirat mellékletét képezi.
A szakasz célja: a projekt sikeres működéséhez szükséges előfeltétele k biztosítása.
A Projekt előkészítés szakasz során készül el a Projekt Alapító Okirat, amely az alábbiakat tartalmazza a projektre vonatkozóan:
A Projekt előkészítés a projektindító értekezlettel zárul. A projektindító értekezlet célja a projekt terjedelmének, céljainak, feladatainak, ütemezésének, működésének megismertetése a projektbe delegált NIIF-es és külsős munkatársakkal, illetve hatékony munkakapcsolat kiépítése a résztvevők között.
A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.
A szakasz célja a MEK vakbarát 2.0-s szolgáltatásának sikeres elindítása a szükséges programfejlesztés után, beleértve a teszteléseket.
A bevezetési szakasz egymástól j ól elkülöníthető, párhuzamosan végezhető tevékenységi területekre bontható.
A tevékenység célja: a Rendszerterv alapján a szükséges felülettervezés kialakítása, majd annak alapján a programozás elvégzése. A tesztelési szakasz eredményei alapján szükség esetén módosítani kell a programozást, kivitelezést.
A tevékenység célja a hangzóanyag szolgáltatást biztosító közös jogkezelés elindítása az Előadóművészi Jogi Irodával kötött szerződéssel. A szerződést a MEK-et üzemeltető nevében az Országos Széchényi Könyvtár köti.
A tevékenység célja: az elfogadott Web Content Accessibility Guidelines 2.0 guide magyarra fordítása.
A szakasz célja: a rendszer üzembe helyezése és éles üze meltetéssel azonos módon történő működtetése a szolgáltatás hivatalos elindítása előtti időszakban.
A szakasz során a projekt eredményeként kialakított üzemeltetési szervezet a meghatározott folyamatok szerint működteti a rendszer valamennyi elemét. A próbaüzem során a tapasztalt hibajelenségek regisztrálásra kerülnek, és kijavításukra intézkedés történik. A szakasz lezárásaként a próbaüzem tapasztalatai alapján kiértékelési jegyzőkönyv készül, amely alapján az NIIF dönt a szolgáltatás elindításáról.
A szakasz célja: a projekt hivatalos lezárása.
A szakasz során átadásra kerülnek a projekt végtermékei, a projekt vezetősége és a felügyeleti szervek értékelik a projekt működését és eredményeit, valamint ebben a szakaszban kell meghatározni a MEK vakbarát 2.-0-ás szolgáltatásának elindításához és üzemeltetéséhez esetlegesen szükséges további feladatokat.
A projekt sikeres megvalósítása érdekében az NIIF Iroda és a közreműködő külsős szakemberek projektszervezetet hoznak létre, amelynek működtetése mindkét fél feladata és felelőssége az alábbiakban részletezett rend szerint.
A projektszervezet főbb elemei és résztvevői a következők:
A Fogyatékosok kiszolgálása projektet a Projekt Igazgatóság és az NIIF Iroda Projekt Koordináció felügyeletével és irányításával a Projektvezetés keretében menedzseli a projektveze tő.
Elnök:
Tagjai: [a projektet támogató, és adott területen jártas MT tagokat vagy NIIF Iroda vezetőket érdemes belevenni, optimálisan 3 fő]
P rojektvezető: Moldován István
Projektvezető-helyettes: Drótos László
A projekt feladatait a munkacsoportok végzik, a leszállítandókat szintén a munkacsoportok állítják elő a projektvezetés irányítás ával.
A projekten belül az alábbi munkacsoportok működnek:
Vakbarát Munkacsoport
Kiadványok Munkacsoport
A munkaszakačsz leszállítandói:
Részletes projektterv , amely a PAO mellékleteként tartalmazza a projekt részletes feladatait, időpontját, időtartamát és felelősét.
Projekt Alapító Okirat , amely tartalmazza a projekt célját, működési elveit, alkalmazott módszertanait, a projekt véglegesített terjedelmét, a projekt által megvalósítandó feladatokat, a projektszervezetet, a felelősségi és feladatköröket, döntési mechanizmus, a projekt működési rendjét, a projekttervet, minőségbiztosítást és kockázatkezelési tervet, kommunikációs tervet.
A szakasz célja a Rendszerterv elkészítése.
A munkaszakasz leszállítandói:
Rendszterv anyag
Ajánlás dokumentum, amelyben a fejlesztés általános tapasztalatai és konkrét ajánlásai találhatók más közszolgáltatók számára.
Web Content Accessibility Guidelines 1.0 magyar fordítása, amely a W3C hivatalos ajánlása honlapok fejlesztői számára.
A VMEK 2.0-ás rendszer, amely a nemzetközi ajánláson alapul.
Felhasználói szerződés, az Előadóművészek Jogi Irodájával,
Próbaüzem [Ha van]
Értékelési jegyzőkönyv, amely tartalmazza a próbaüzem során felmerült hibajelenségeket (szervezeti, működési, műszaki), a kijavításukra tett intézkedéseket, ezen intézkedések eredményeit, valamint egy összegző értékelés t a próbaüzem tapasztalatairól.
Projektzárás
Projekt értékelő dokumentum , amely tartalmazza a projekt tevékenységeinek és eredményeinek összefoglalását, a projekt értékelését, valamint a további feladatok meghatározását.
A projekt átfogó részfeladatait és ütemtervét (projektterv) a x. számú melléklet tartalmazza.
|
ID |
Projekt szakaszai |
Mérföldkő |
Elérni kívánt eredmények |
Határidő |
|
M1 |
Projekt előkészítés |
Projektindító értekezlet |
A projekt indításához szükséges dokumentáció elkészítése |
2003.12.07. |
|
M2 |
Tervezési szakasz |
Rendszerterv elkészítése |
A rendszer tervének elkészítése |
2003.01.15. |
|
M3 |
Megvalósítási szakasz |
A VMEK 2.0 elkészítése |
A továbbfejlesztett, általános célú vakos felület elkészítése. |
2003.03.15. |
|
M4 |
Tesztelési szakasz |
Értékelési jegyzőkönyv |
Az elkészült rendszer tesztelése és a hibák javítása |
2003.03.31. |
|
M5 |
Projektzárás |
Projektzáró értekezlet |
Az eredmények összegzése, a további teendők meghatározása. |
2004.03.31. |
Kockázat alatt azoknak a negatív hatásoknak az összességét értjük, amelyek jelentősen befolyásolhatják a projekt sikerét.
A kockázati tényezők közül fontosságát tekintve kiemelhetők az alábbi kockázatok:
A kockázati tényezők felsorolása nem lehet lezárt és nem lehet teljes. A kockázat definíciójából egyértelműen következő és/vagy azonosított kockázatokon túl a projekt megvalósítása során felmerülő egyéb kockázatok felismerése érdekében szükséges a projektben szereplő valamennyi résztvevő folyamatos aktív figyelme a hatáskörében jelentkező, a munkacsoportra vonatkozó tevékenységi kör sikerét veszélyeztető hatások iránt.
Ebből kifolyólag a Projekt Alapító Okirat a projekt indulásakor felmerülő kockázatokat mutatja be az 1. sz. mellékletben.
A kockázatkezelési eljárás célja
A kockázatkezelési eljárás célja a kockázatok feltárása (a projekten, illetve a munkacsoporton belül); ez ek jelzése, azonosítása, az elkerülésükre és megoldásukra szóló javaslatok kidolgozása avégett, hogy ez elősegítse a projekteredmények létrehozását a meghatározott idő- és költségkereteken belül. A kockázatkezelés sikere érdekében a kockázatmérséklő intéz k edéseket az elvárható legrövidebb időn belül meg kell tenni.
A kockázatok csökkentése érdekében a munkacsoportoknak és a projektvezetésnek az alábbi esetekben kell kockázatértékelést végezniük:
Amennyiben a kockázatértékelés eredményeképpen új közvetett kockázati elem jelenik meg,
A kockázatkezelési eljárás folyamata:
|
A kockázatkezelés eljárás lépései |
Felelős |
Intézkedés |
|
A kockázat számbavétele, felismerése |
a projekt valamennyi résztvevője |
munkacsoport vezető tájékoztatása őkockázatkezelésiö formalap megnyitásával |
|
A kockázat leírása |
formalap kitöltő |
őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatainak kitöltése |
|
A kockázat-csökkentési jav aslat kidolgozása, szükség szerint konzultáció külső szakértő bevonásával |
formalap kitöltő, munkacsoport vezető |
őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatainak kitöltése a kockázatcsökkentő javaslat kidolgozásával egyetemben |
|
Kockázat-csökkentés ráfordításainak becslése |
Munkacsoport vezető |
őkockázatkezelésiö formalap megfelelő rovatának kitöltésével |
|
A teljesen kitöltött formalap és mellékletei azonnali elküldése a projektvezetőknek |
Munkacsoport vezető |
a projektvezetők saját hatáskörben döntenek a kockázat további kezeléséről, a PIÉ-re történő előterjesztéséről |
|
Döntés |
PIÉ szükség esetén PI |
PIÉ utasítja a munkacsoportok vezetőit a kockázat csökkentési javaslat végrehajtására |
|
Kockázatcsökkentési intézkedések végrehajtása |
PIÉ, PI által megjelölt személyek |
Végrehajtás |
|
Végrehajtás eredményeinek ellenőrzése |
Projektvezető, esetleg minőségbiztosítási felelős |
terven felül elrendelt szemle vagy teszt megtartása |
Ennek a fejezetnek a célja azon a változáskez eléssel kapcsolatos kommunikáció bemutatása, amelyet a projekt során követni fogunk. A fejezetben ismertetett eljárások a változáskezelés mellett egyben a minőségbiztosítás eszközei is.
A változáskezelés a projekt keretein belül az alábbiakra fog koncentrálni:
A változáskezelés felelősei a projektszervezetben
A változáskezelésben résztvevő szereplők szerepének és felelősségének pontos leírása a projekt szervezet bemutatásánál található.
A főbb változások jóváhagyása és dokumentálása formalizált keretek között történik meg, a döntést meghozók körét és az alátámasztó dokumentációkat tartalmazza a következő táblázat:
|
Változás |
Jóváhagyás |
Dokumentáció |
|
Projekt határidő |
NIIF Iroda Igazgató |
Jegyzőkö nyv |
|
Mérföldkő határidő |
NIIF Iroda projekt koordinációs igh. |
Jegyzőkönyv |
|
Feladat határidő |
Projektvezető |
Státusz jelentés, Projektterv |
|
Költségvetés |
NIIF Iroda Igazgató |
Projekt költségvetés |
|
Erőforrás szükséglet |
Projektvezető |
Erőforrásterv |
A kommunikációs stratégia
A hatékony kommunikáció a kitűzött cél elérésének alapvető eszköze és feltétele, ami elsősorban a projektmunkatársak folyamatos és őszinte, illetve az érintettek megfelelő időben történő informálása. Ezért létre kell hozni egy jól működő kommunikációs rendet, amely biztosítja az egyértelmű és konzisztens kommunikációt.
A Fogyatékosok kiszolgálása projekt számos résztvevőre van hatással, így kizárólag folyamatos kommunikáció révén érhető el, hogy
A kommunikációs terv a projekt és az általa érintett célközönség k özötti kommunikációt határozza meg. A célközönsége az alábbiak szerint tevődik össze:
Projekten belüli csoportok
Projekten kívüli csoportok
A kommunikációs terv, illetve az azt ábrázoló mátrix a kommunikáció által megcélzott célközönségre lebontva az alábbi elemeket tartalmazza:
Projekten belüli csoportok kommunikációs terve
|
Célközönség |
Kommunikáció tárgya |
Felelős |
Gyakoriság, időpont |
Módszer, csatorna |
Cél |
|
Projekt Igazgatóság |
Státuszjelentés, stratégiai döntések, átadás-átvétel elfogadás, változás kérelem, eszkalált problémák |
||||
|
Munkacsoport vezetők |
Operatív feladatok számonkérése, kiadása |
Projektvezető |
kéthetente |
értekezlet, e-mail |
|
|
Munkacsoport vezetők részletes beszámoltatása |
Projektvezető |
havonta |
értekezet, e-mail |
||
|
Munkacsoport tagok |
Operatív feladatok számonkérése, kiadása |
Munkacsoport vezető |
kéthetente |
értekezlet, e-mail |
|
|
Projekt hírek |
|||||
|
Projekt helyzetének áttekintése |
A kommunikációs tervben nem meghatározott tájékoztatási igény felmerülése esetén a kommunikációt előzetesen az egyik projektvezetővel kell egyeztetni és jóváhagyatni. A projektvezető feladata az NIIF Iroda Projekt Koordináció esetleges bevonása.
Valamennyi egyéb, nem a kommunikációs tervnek megfelelő kommunikáció nem minősül a projekt hivatalos állásfoglalásnak. Az így adott tájéko ztatás az információszolgáltató magánvéleményét tükrözi.
A dokumentálás célja a
A projekt során a http://www.pm.niif.hu/doc/sblon webcímen elérhető sablonok alapján keletkezett dokumentumok nyilvántartását a projektvezető minden projekttag által elérhető módon készíti el.
10.Minőségbiztosítási stratégia
A projekt minőségbiztosítása kétszintű:
A külső minőségellenőrzést végző szervezet/személy kijelölése az NIIF Iroda feladata, erről a projektvezetőket értesíteni fogja.
A belső minőségbiztosítás munkat ársai:
|
Funkció |
Megbízott |
|
Minőségbiztosító - szervezet/folyamatok |
|
|
Minőségbiztosító - technológia |
Projekt folyamatok minőségbiztosítása
A projekt folyamatának minőségellenőrzése a projekt folyamatával, eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamosan történik, annak érdekében, hogy időben feltárja a projekten b elüli esetleges konfliktushordozó területeket, kockázatokat, és megoldási javaslatokat tegyen ezek hatékony kezelésére.
A folyamat minőségbiztosítás célja és feladata
Hogy elősegítse a projekt hatékony és terv szerinti működését, és ennek érdekében célja és feladata:
A minőségbiztosítási jelentéseket a mérföldkövekhez kapcsolódóan az NIIF Iroda által kijelölt minőségbiztosító készíti el a projekt számára, melyek a projekt működésére vonatkozó megállapítások mellett tartalmazzák az elkészült termékekhez kapcsolódó ellenőrzések tapasztalatait is.
Projekt termékek minőségbiztosítása
Az elkészült termék minőségéért mind a munkát kiadó, mind a munkát végző személy felelős. A munkát kiadó személy a feladata a munka befejeztével a végtermék ellenőrzése, szükség esetén annak módosít(tat)ása.
A termékek belső minőségellenőrzése során a feladat delegálójának kell a minőséget ellenőriznie. Nem megfelelő termék esetén vissza kell adnia módosításra.
A dokumentum jellegű termékek (különböző szintű tervek, oktatási anyagok, felhasználói dokumentációk, stb.) ellenőrzése tartalmi és formai szempontokra irányul. A kétkörös ellenőrzést (belső és független) követően és az őÁtadás átvételtö megelőzően sor kerül a hibák korrekciójára, akár több ciklusban.
A beállított rendszert a (kulcs)felhasználók és a pro jekt team tagjai tesztelik a tesztelési tervek alapján, ill. elvégzik a szükséges javításokat. A tesztek fő szempontja funkcionális és technikai ellenőrzés.
Amint egy dokumentum típusú termék elkészült, az elkészültéért felelős projekt résztvevő hálózaton (amennyi ben ez lehetséges) vagy nyomtatott formában eljuttatja a véleményező - aki lehet a projektvezető, és/vagy az őt támogató szakmai irányító, illetve az adott terület szakértője, valamint a projekt független minőségügyi szakembere - részére, aki az elkészült terméket áttanulmányozza, és a termékkel kapcsolatos véleményét eljuttatja a termék készítőinek. Célszerű a terméket véleményezőnek és a terméket készítőnek szóban is egyeztetni az elkészített termékről, amely lehet prezentáció formájában csoporto s, vagy egyéni.
Az informatikai termékek (pl. interfész program, produktív rendszer) tesztelésének eredményéről, a hibajavításról jegyzőkönyv készül, melyet a minőségbiztosító ellenőriz.
Amennyiben az átvétel során a termék minősége megfelel az elvárásoknak, úgy az átvevő a őTeljesítési jegyzőkönyvben" ismeri el a teljesítés és a termék átvételének tényét.
Költségek
A projekt tervezett költségeit tartalmazza a következő táblázat, amelynek egyes soraiban szereplő tételek részletes ki bontását az alfejezetek tartalmazzák:
(1) Megjegyzések, ha bővebben ki kell fejteni, indokolni kell egy tételt
Gépek, berendezések, felszerelések
|
Kiadás megnevezése |
Célja |
Felmerülés időpontja |
Összeg |
|
2003.09.15. |
|||
|
2004.01.15 |
|||
|
Kiadás megnevezése |
Célja |
Felmerülés időpontja |
Összeg |
|
Támogatás |
2003.09.15. |
||
MELL
ÉKLETEK
A projekt kockázatai az induláskor
12. A projekt kockázatai az
induláskor
Jelmagyarázat:
A működés szabályozásának célja, tartalma, hatálya
A Projekt Működési rendje meghatározásának (továbbiakban működési rend) célja, hogy az NIIF Iroda által indított XXX projekttel kapcsolatban meghatározza a projekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a projektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye.
A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" formájában rögzíti a projekt sikeres megvalósításához szükséges alapvető információkat. Ennek keretében a dok u mentum tartalmazza a projekt szervezeti és működési szabályait, a kommunikációhoz szükséges személyi és elérési információkat, valamint a fontosabb munkadok umentumok mintáit.
Fő fejezetei a következők:
A működé si rend hatálya, jóváhagyása és karbantartása
A projekt működési rend betartása egyaránt vonatkozik a projekt belső és külső résztvevőire, és a projekt teljes időtartamára.
A működési rendet a XXX projekt hozza létre, és a projektvezetője gondoskodik karbantartásáról. A projekt körülményeiben felmerülhető változások következtében a működési rend egy "fejlődő" dokumentum. A működési rend újabb verziói egyértelműen megkülönböztethető verziószámmal rendelkeznek.
A projekt sikere é rdekében a megfelelő kommunikáció folyamatos fenntartása elengedhetetlen.
A projekt széles funkcionális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fontos az alább felsorolt alapelvek minden projekttag általi elfogadása és betartása.
Az alapelvek minden projekttagra egységesen érvényesek.
A projektkommunikáció alapelvei
A projekt sikere nagymértékben függ a kommunikáció sikerességétől. Ezért nagyon fontos, hogy megfelelő kommunikáció kialakuljon és fennmaradjonG.
A kommunikáció célja elsősorban az, hogy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie).
A hivatalos kommunikáció eszközei:
Minden más kommunikáció, illetve annak részletei és eredménye a projekt szempontjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak.
A megbeszéléseken a legfontosabb alapelv a meghívottak
A személyes megbeszélések lehetőleg legyenek
A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősorban elektronikus úton kezdeményezi; ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefoglalását is.
A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét informálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő változtatásokról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal.
A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősorban a projekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsoport-szervező alkalmazásával (elektronikus úton) juttatja el.
A nem rendszeres, eseti (ad hoc) személyes megbeszélésnek is kell legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel.
A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét.
A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dokumentumban található formanyomtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitatott és eldöntött problémaköröket, valamint a meghozott döntéseket, a meghatározott feladatokat, a hozzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét.
A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapon belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősorban elektronikus úton) észrevételezésre eljuttatni, az észrevételezés határidejének meghatározásával (általában egy munkanap).
A rész tvevők észrevételeiket írásban (elsősorban elektronikus úton), a jegyzőkönyvre hivatkozva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módon nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek.
A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldolgozza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül véglegesíti.
Feldolgozhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a projektvezetésnek, amely az ellentétet vagy feloldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevonásával tisztázza.
A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldolgozhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül értesíti.
A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés során felmerült problémákat és feladatokat az érintett munkacsoport-vezetőhöz vagy projektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni.
Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazoltan vagy igazolatlanul hiányozna, az automati kusan a megbeszélés elhalasztását jelenti.
A megbeszéléseken a mobil telefon kikapcsolása kötelező.
Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet; a munkacsoport-vezető, ill. a projektvezető távozása esetén az ilyen eset automatikusan az illető visszatértéig tartó szünetet jelent.
A megbeszélések résztvevői csak indokolt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kompetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsoport-vezetők esete, akik a csoportot közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken.
A telefonon történő megbeszélések
A telefonon történő megbeszélések elsősorban egyeztetésre szolgálnak, másodsorban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésére.
Ezért a telefonon történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefonon történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére
Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. konferencia) telefon-megbeszélésre is.
Az írásbeli levelezés történhet
Elektronikus posta (e-mail)
Minden projekt tag önálló, személyéhez hozzárendelt levelezési címet fog használni. Annak érdekében, hogy a várhatóan nagyszámú elektronikus levelezés (továbbiakban üzenet) feldolg ozása, azonosítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása:
Az üzenet szerkezete a következő
Levelezési listák
A levelezés hatékonyságának növelésére levelezési listák szolgálnak, amelyek a levelezés archiválását és gyors visszakeresését is támogatják. A létrehozandó levelezési listák:
Levelek
A levél alaki és tartalmi összetevői azonosak a hivatali és irodai gyakorlatban alkalmazottakkal.
Fő jellemzője, hogy elsősorban papíron létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a másolat az iktatás után a küldőnél található, ahonnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamásolat készíthető.
Telefax üzenetek
Lényegében azonos szabályok vonatkoznak rá, mint a papír alapú levelezésre.
Külön hangsúly fektetendő a következőkre:
A projekten belüli megbeszélések rendje
A projekten belüli kommunikáción a projekttagok egymás közötti kommunikációját értjük.
Jelen dokumentum csak a hivatalos kommun ikációról rendelkezik. Az informális kommunikáció kialakításáért a projekt- és a munkacsoport-vezetők a felelősek.
A projekten belüli rendszeres megbeszélések a következők:
Projekt teljes létszámú megbeszélés
|
Cél: |
A projekt egészét érintő témák megbeszélés e, a projekt tagok tájékoztatása |
|
Kötelező résztvevők: |
A projekt minden tagja |
|
Gyakoriság: |
Esetenként |
|
Felelős: |
Projektvezető |
|
Cél: |
A projekt státuszának figyelemmel kísérése, munkacsoportok projekt terveinek összehangolása |
|
Kötelező résztvevők: |
Projektvezetők, munkacsoport-vezetők |
|
Gyakoriság: |
…. |
|
Felelős: |
Projektvezető |
A PIÉ szokásos forgatókönyve
A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra.
Tájékoztató az egész projektet érintő eseményekről. Felelős: projektvezetők. Időtartam: max. 15. perc.
Minden munkacsoport beszámol az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a korábban megtartott státusz-megbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsoportonként. Felelősök: a munkacsoport-vezetők.
Azon problémák megbeszélése, amelyek az egész projektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hogy a probléma feldolgozottsága lehetővé tegye a gyors lezárást. Felelős: projektvezetők. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpontot kell kijelölni.
Bármely egyéb, az egész projektet érintő kérdés.
Munkacsoportszintű státusz megbeszélés
|
Cél: |
A munkacsoport munkájának és a munka státuszának figye lemmel kísérése, értékelése, a soron következő feladatok megbeszélése és meghatározása |
|
Kötelező résztvevők: |
Munkacsoport-vezetők, munkacsoport-tagok |
|
Gyakoriság: |
|
|
Felelős: |
Munkacsoport-vezetők |
Amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után kell azt bevezetni.
A projekten kívüli és vezetői megbeszélések rendje
A projekten kívüli és vezetői rendszeres, illetve eseti megbeszélések a következők:
|
Cél: |
A projekt helyzetének és előrehaladásának figyelemmel kísérése, a vonatkozó stratégiai döntések meghozatala. A projektvezetés beszámoltatása. A projekt helyzetének és előrehaladásának figyelemmel kísérése. A fontosabb döntések meghozatala. |
|
Kötelező résztvevők: |
A PI tagjai |
|
Állandó meghívottak |
Projektvezetők Minőségbiztosító |
|
Gyakoriság: |
Kéthavonta, illetve igény szerint |
|
Felelős: |
PI elnök, vagy helyettese |
Szakmai egyeztető megbeszélés
|
Cél: |
A projekt munkájához elengedhetetlen információk megszerzése, visszaigazolása, elfogadása |
|
Kötelező résztvevők: |
|
|
Gyakoriság: |
Igény szerint |
|
Felelős: |
projektvezető munkacsoport-vezető |
A projekten belüli kommunikációhoz hasonlóan, amennyiben bármilyen más jellegű rendszeres megbeszélésre vagy kommunikációs formára igény van, a megfelelő vezetői szint döntése után azt be kell vezetni.
A továbbiakban a projekt ügyrendje szempontjából alapfontosságú fogalmak értelmezése szerepel, az egységes használat érdekében.
Termékek: A projekt során leszállítandó, a szolgáltatások nyújtásához szükséges megoldások, így többek között…..
Szolgáltatások: A XY szolgáltatás, amelyet a felhasználó intézmények vesznek majd igénybe, s amelynek kialakítása a projekt feladata. A XY szolgáltatás tartalma…
Projekt-dokumentumok: A projektvezetés adminisztratív, a projekt-folyamatot támogató dokumentumai, amelyek els ősorban a résztvevők közti kommunikációt segítik elő azáltal, hogy
Ilyen dokumentumok pl. a rendszeres jelentések, az értekezletek emlékeztetői stb.
A projekt a saját működési rendje szerint működő szervezet. Külön szervezeti struktúrája, jelentési- és döntéshozatali rendje és fórumai vannak.
A projektszervezetben alapvető döntési séma a konszenzus és fölterjesztés, melyet részletesebben a következő fejezet tartalmaz.
Döntéshozatali rend
Az egyes szereplők a Projektszervezet fejezetben meghatározott feladatok és felelősségek szerint dö ntenek.
Amennyiben a döntés feladata, joga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fogalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfogalmazott döntéssel kapcsolatban írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének.
Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet e lé három munkanapon belül.
Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapodni a szervezetük feladatai közé sorolt kérdésre vonatkozó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon b elül.
A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői konszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vonnak be a döntés támogatására.
Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indokolt esetben terjesztheti a következő szintű s zervezet elé.
Felterjesztési rend
|
Ki |
Kinek |
Mit |
|
Munkacsoport |
Projektvezetés |
Saját munkacsoporton belüli szakmai kérdések |
|
Projektvezetés |
PIÉ, Projekt Irányító Értekezlet |
A munkacsoportokat érintő szakmai kérdések |
A beszámolás rendje
A munkacsopor t- és a projektvezetők feladata a beszámolók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsoport státuszról és projekt státuszról.
A státuszjelentés …. rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpontja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztosítja az egyes szinteken a projekt előrehaladásának nyomon követhetőségét, a munka során felmerült problémák bizonylatolását.
A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatokat, problémákat, változtatásokat, megbeszélendőket, kockázatokat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsorát.
Jelentési rend
A projekt a hatókörén belüli kérdésekben saját maga végzi szabályozó és döntéshozatali tevékenységeit. Az NIIF Iroda szervezeti és működési struktúrájába a projekt hatókörén túlmutató döntési helyzeteknél kapcsolódik. Ezek lehetnek erőforrás-allokálási , stratégiai, vagy szakmai kérdések. Ilyenkor a projekt a vezetés elé terjeszti a döntési javaslatot.
A jelentések rendszere illeszkedik a projekt időszakra kialakított projekt szervezeti struktúrához:
A projekt dokumentációs rendje
A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét n y omon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő.
A projekt adminisztráció a koordináció megoldása érdekében kiemelten fontos. A projekt során a dokumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a projektvezetők a felelősek.
A projektmunka során a projekt által előállított dokumentumokat azonos template-tel - formai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, projektszabványoknak megfelelő "dokumentum-arculat" elérése a Projekt Iroda vezetőjének, és a projektvezetők feladata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a következő adatot:
A dokumentum fejrészében az első oldalon az NIIF logója, a további oldalakon pedig a dokumentum címe.
Elektronikus projektdokumentáció - Könyvtárstruktúra
A fájlszerveren létrehozott könyvtárstruktúra tükrözi a projekt szakaszait, illetve a projekt szervezetének felépítését:
A projekthelyszín és felszerelése
Munkavégzés általános feltételei
A projektben résztvevők elérhetősége
A projektbe n működő minden fél a kölcsönös elérhetőség érdekében a projekttervezési szakaszban a projektvezetőnél és az NIIF Irodában megtalálható a résztvevő munkatársak elérhetőségi adatai.
A projekt részletes tervét egy külön anyag tartalmazza. MS Project-ben, vagy hasonló eszközzel készített projektterv.
Részei minimálisan a projekttervnek: feladatok, feladatok közötti függőségek, mérföldkövek, feladatok kezdési és befejezési időpontjai, szükséges emberi erőforrások, egyes mérföldkövekhez vagy feladat okhoz kapcsolódó leszállítandók.